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    資深軟體經理
 

摘要

本文將詳細介紹什麼是PDF格式,相比Word、Excel、PowerPoint等其他檔案格式有著什麼樣的優勢。另外,本文也會講述PDF檔案的生成、打開、轉換方法以及編輯方法,幫助您更深入地了解PDF。



一、什麼是PDF格式
編輯pdf
PDF是由Adobe在1990年代生成,旨在實現在任何裝置或作業系統上都能打開檔案,而無需使用用於生成檔案的應用程式。如果以PDF格式分發報告,則可以確保所有人都可以在其Windows、Mac電腦或Android智慧型手機上打開和閱讀報告。如今,大多數Web瀏覽器都可以直接打開PDF檔案。另外,無論是在智慧型手機、平板電腦還是電腦上打開PDF,它的佈局和內容都始終如一,不會有任何改變。PDF檔案可以包含文本,影像,嵌入的字體,超連結,影片,交互式按鈕,表單等內容,其集成性和安全可靠性都比較高。

PDF檔案的優勢

用戶在閱讀、編輯PDF或共用PDF檔案時,可無需過於擔憂安全問題,因為用戶可以輕鬆地為PDF檔案添加密碼保護。相比其他常用的檔案格式(例如Microsoft Word,Excel和PowerPoint等),PDF存在著不可忽視的優勢,在某些情況下使用它會更好。
a.PDF檔案是通用的

PDF檔案獨立於軟體、硬體或作業系統。它可在Windows、Mac、iOS、Android等作業系統上直接打開,無需安裝其他檔案閱讀器。

b.固定的排版,不會隨著裝置不同而改變

無論使用哪種裝置或作業系統,PDF檔案呈現的內容都不會隨著裝置的改變而改變,會始終保持一致。

c.相比其他檔案格式,PDF會更加安全

PDF檔案具有不易編輯的特點,如果沒有特定的PDF編輯軟體是無法修改其中的內容。還有,用戶可以通過添加打開密碼來限制別人對檔案的訪問,可更好地保護PDF檔案中的重要信息。

d.易於生成

無論使用哪種格式都能生成為PDF,比如Word、Excel、PowerPoint、Text或圖片等都可以輕鬆轉換為PDF。PDF檔案的生成是快速、簡單的。

e.免費閱讀PDF

雖然可在裝置上免費打開PDF檔案,但如果想獲得更好的功能支援,那麼您可選擇專業的PDF閱讀器,大多數PDF閱讀器均可免費使用。常用的PDF閱讀器有:Adobe Acrobat、Classic PDF Editor、Nitro PDF和Foxit Reader等。

f.互動檔案

PDF檔案檔案具有交互性。用戶可以在PDF檔案中嵌入超連結、交互式表單等。

g.可移植性

生成PDF檔案後,您可以隨意分享檔案,不用擔心他人打開檔案後會出現字體缺失的問題。在分享過程中,檔案中包含的字體、影像、表格和格式也將隨之移動,不會改變任意內容。

h.減少檔案大小

PDF檔案格式允許您通過降低檔案質量來減小檔案的大小。如果您生成的PDF檔案中有大量的影像和圖形,那麼該檔案佔用的儲存空間可能會比較大。當您要將它通過電子郵件或其他在線服務進行檔案發送時,可能會出現因檔案過大而發送失敗的問題。在這種情況下,您可以使用PDF編輯工具來降低檔案質量,從而減少檔案大小。

常見的PDF生成方法

生成PDF方法有多種,下面將介紹最為常見的幾種方法:
  • 通過掃描儀可將各種紙質檔案保存為PDF格式的電子檔案。 (檢視PDF掃描軟體推薦)
  • 通過虛擬PDF列印機生成PDF檔案。
  • 通過轉換軟體將各種檔案轉換為PDF格式。
在了解了PDF檔案的相關知識後,下面將介紹打開PDF檔案的常用方法。
二、打開PDF檔案的常用方法
如今,越來越多的電子圖書、產品說明、公司公告、網路資料和電子郵件都開始使用PDF格式。若想在Windows或Mac上打開PDF檔案,那麼打開方法有很多種,下面將介紹其中幾種常用的方法。
1、Web瀏覽器
如果您沒有安裝其他可以讀取PDF的應用程式,那麼瀏覽器就會是打開PDF檔案的預設程式,您只需輕按兩下該檔案即可將其打開。在Windows、Mac電腦上都是一樣的打開方法。
2、預覽程式
預覽作為Mac電腦上的預裝應用程式,輕按兩下打開PDF檔案時,預設會在該程式中打開。
3、Acrobat Reader DC或其他PDF閱讀軟體
PDF閱讀軟體有很多種,其中最著名的是Acrobat Reader DC軟體。它是完全免費的PDF閱讀軟體,也是最專業的PDF閱讀器之一。打開Acrobat Reader DC或任何其他PDF閱讀軟體,然後點選視窗左上方附近的檔案功能表,選擇[打開],然後瀏覽到PDF檔案的位置,輕按兩下PDF即可在軟體中打開檔案。Acrobat Reader DC可在Windows、Mac、iOS、Android上免費使用。
4、電子書閱讀器
最常用的電子閱讀器應該是Kindle,您可以將Kindle連接到電腦或使用無線方式,將PDF傳輸到Kindle上進行閱讀和檢視。
在了解了PDF檔案的打開方法後,下面將介紹如何轉換PDF檔案格式,這也是最常見的PDF操作之一。
三、如何將PDF轉換為Word/Excel/PowerPoint等格式
有時為了能在不同裝置上打開或編輯PDF檔案,我們可能需要將PDF轉換為Word/Excel/PowerPoint等格式。另外,如果您需要編輯或修改PDF檔案中的大量文字/圖片內容,建議您將它轉換為可編輯的檔案格式(如Word/Excel等),這樣會比使用PDF編輯軟體直接編輯來得更輕鬆。可轉換PDF檔案的軟體有很多,但某些軟體的轉換效果比較一般,轉換後的頁面佈局和排版可能會很混亂。因此,這裡推薦您使用Renee PDF Aide軟體進行轉換PDF格式。
Renee PDF Aide軟體是一款功能齊全的PDF轉換與編輯軟體,軟體界面簡潔,轉換操作十分簡單。該軟體還支援將PDF轉換成各種常用的檔案格式,比如Excel、PowerPoint、ePub、Text、HTML、Image格式,轉換效率可高達80頁/分鐘。該軟體內建的OCR文字辨識功能,可幫助您快速辨識掃描的PDF檔案或圖片內容並轉換為可編輯的檔案格式。除了轉檔,您還可使用Renee PDF Aide軟體拆分、合併、優化、修復、加密、解密PDF檔案。
支援的作業系統:Windows 10/8.1/8/7/Vista/XP/2000(32位元及64位元版本)。
Renee PDF Aide - 多功能PDF轉檔編輯軟體

操作簡單 新手用戶也能快速搞定。。

多種編輯功能 加密/解密/分割/合併/浮水印等。

安全性高 採用AES256加密演算法加密保護PDF檔案。

編輯/轉換速度快 可同時快速編輯/轉換多個檔案。

支援轉換多種格式 可轉換為Excel/PowerPoint/Text等。

操作簡單 操作步驟簡單。

多種編輯功能 加密/解密/分割/合併/浮水印等。

安全性高 採用AES256加密演算法加密保護PDF檔案。

免費試用免費試用已有800位用戶下載並編輯PDF檔案!
具體的操作步驟如下:
① Renee PDF Aide軟體安裝完成後,打開它。選擇[PDF轉檔]。
PDF轉檔 libreoffice
② 在上方功能表欄中選擇要轉換的檔案格式,您可選擇Word、Excel、PowerPoint或Text等格式。然後,選擇匯出檔案的保存位置。
保存位置
③ 點選[添加檔案]按鈕,匯入要轉換的PDF檔案。另外,該軟體支援批量轉換,您可同時匯入多個檔案。檔案添加成功後,轉換列表中將顯示待轉換檔案的信息,在點選[選擇頁面]列表中可以設定檔案轉換的頁面。
添加檔案
温馨提示 如果需要將PDF的掃描檔轉換成文字格式,您可選擇[啟用OCR]。該軟體提供了三種文字辨識模式:

  • A:辨識圖片或者PDF掃描檔裡的文字:這個選項預設PDF頁面的文字都是在圖片/掃描檔上,程式會直接使用OCR功能辨識檔案上的文字,然後轉換匯出(選擇對應的語言效果會更佳)。
  • B:辨識內建字體(避免亂碼):這個選項預設PDF頁面的文字都是使用內嵌字體,程式會將這些字體轉成圖片,再使用OCR功能辨識檔案的文字,然後轉換匯出(選擇對應的語言效果會更佳)。
  • A+B(更慢):程式自動辨識檔案內的字體是圖片還是PDF內嵌字體,然後再進行轉換匯出。但是辨識比較耗時,轉換的時間也會更長。

④ 最後,點選[轉換]按鈕進行轉換。提示轉換結束時,該軟體會顯示轉換檔案總數和成功轉換的檔案數量,此時PDF已成功轉換成Word / Excel等檔案。
四、常見的PDF編輯操作
Renee PDF Aide是一款簡單易用的PDF轉換、編輯軟體,操作界面簡約,適合不同人群使用。它可對PDF檔案進行分割、合併、加密、解密和轉檔等操作。另外,您可一鍵匯入多個PDF檔案,多個檔案同時進行編輯或轉換。

1、分割PDF檔案

分割PDF檔案,就是將一個多頁面的PDF,按照需求分割成多個小PDF檔案;又或者是去除多餘頁面,只保留指定的頁面。如果您的PDF檔案過大或有不需要的內容,您可將其進行分割。使用Renee PDF Aide軟體,您就無需將其轉換到其他可編輯的檔案格式再進行分割。
分割模式:
  • 分割成多個更小的檔案。
  • 保留指定頁面(去除不需要的)。
具體的操作步驟如下:
① 打開軟體後,點選[PDF工具集]。
PDF工具集
② 點選[分割]>[添加檔案],匯入PDF檔案。
分割
③ 然後,選擇其中一種分割模式。分割模式有兩種:分割成多個更小的檔案、保留指定頁面(去除不需要的)。
④ 最後,點選[轉換]匯出檔案。

2、合併PDF檔案

合併PDF檔案,顧名思義就是將多個PDF檔案合併成一個PDF。在合併前,您可選擇指定頁面進行合併或直接合併所有檔案。
具體的操作步驟如下:
① 打開軟體後,點選[PDF工具集]>[合併]>[添加檔案],匯入PDF檔案。
合併
② 在“要合併的頁面”右側的下拉框中可選擇[所有]或[使用生成器]。點選[使用生成器]後,您可以手動選擇要合併的頁面,或者使用軟體提供的多種快速選擇頁面的選項。
使用生成器
③ 最後,點選[轉換]匯出檔案。

3、旋轉PDF檔案

如果 PDF檔案的顯示角度不正確,您還可通過該軟體調整PDF檔案顯示角度,角度選擇有90、180、270。
具體的操作步驟如下:
① 打開軟體後,點選[PDF工具集]>[旋轉]>[添加檔案],匯入PDF檔案。
旋轉
② 在“旋轉的角度(順時針)”中選擇要旋轉的角度。
③ 最後,點選[轉換]匯出檔案。

4、PDF添加浮水印

為防止PDF檔案被他人竊取使用,保護檔案的所有權,可在PDF中添加個人浮水印。在Renee PDF Aide軟體中,您可為PDF檔案添加前景浮水印/背景浮水印,浮水印可以選擇圖片和PDF檔案。
具體的操作步驟如下:
① 打開軟體後,點選[PDF工具集]>[浮水印]>[添加檔案],匯入PDF檔案。
浮水印
② 您可以選擇[增加浮水印(覆蓋表面)]或[增加背景],然後選擇[浮水印檔案]與[位置信息]。
③ 最後點選[轉換]即可。

5、圖片轉PDF

該軟體中的“圖片轉PDF”功能,指的是將多個或單個圖片轉換成多個或一個PDF檔案。
具體的操作步驟如下:
① 打開Renee PDF Aide,點選[PDF工具集]>[添加檔案],添加要轉換的圖片。該軟體支援的圖片格式有:BMP、PNG、JPG、GIF與TIFF。
② 點選[圖片轉PDF],請選擇[合併到一個檔案]或“一張圖一個PDF檔案”。
圖片轉換設定說明:

  • 合併到一個檔案:將所有添加的圖片生成到一個PDF檔案中,一張圖片生成一頁PDF。
  • 一張圖一個PDF檔案:將所有添加的圖片分別生成PDF檔案,一張圖片生成一個PDF檔案。
轉圖片
③ 完成匯出設定後,點選[轉換]即可匯出。

6、優化PDF檔案

有時會遇到較大的PDF檔案,那麼打開檔案的時間就會相對較長。為了節約時間,您可使用“優化”功能,對大檔案PDF進行壓縮,從而快速打開它。
具體的操作步驟如下:
① 打開軟體後,點選[PDF工具集]>[優化]>[添加檔案],匯入PDF檔案。
優化
② 選擇優化選項:
  • 在線頁面載入速度(linearize):此項選擇適合用於要上載到網站的PDF檔案,優化後,PDF檔案載入會更加流暢。
  • 壓縮圖片:壓縮​​PDF檔案中的圖片。
  • 壓縮資訊流:壓縮PDF檔案資訊流。 (PDF檔案容量變得更加小)
③ 最後點選[轉換]即可。

7、加密/解密PDF檔案

在加密PDF檔案選項中,您可以給檔案添加密碼保護,保證不會被第三者直接打開和修改。此外,您還可以設定該加密PDF檔案的相關編輯與列印權限,比如是否允許列印、修改、擷取文字和圖片、註釋、填寫表單和簽名。若您忘記了PDF檔案的密碼,那您也可以選擇[解密PDF檔案]選項進行快速解密。
加密PDF的操作步驟:
① 打開軟體後,點選[PDF工具集]>[加密&解密]>[添加檔案],匯入PDF檔案。
② 選擇[加密PDF檔案]。然後請輸入加密密碼以及設定檔案的編輯與列印權限。
加密編輯pdf
③ 最後點選[轉換],匯出PDF。
解密PDF的操作步驟:
① 選擇[解密PDF檔案]。
② 點選[修改],在彈出的視窗中輸入可能的密碼。注意:請保持每行一個密碼。
解密
③ 最後,點選[轉換],匯出PDF。
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