如何壓縮PDF檔案以便符合郵件附件大小要求？
摘要
本指南詳解多種壓縮PDF檔案的方法，無論是追求快速的線上工具、注重隱私與控制的離線桌面軟體，還是隨時隨地可用的手機方案，通通幫你整理好。此外，還特別探討了從源頭建立更小檔案的技巧、批次處理作業，以及不可忽略的安全考量，讓你一次掌握所有關鍵！
| 情境 | 典型限制 | 首選方法 | 備用方法 | 備註（品質/隱私） |
|---|---|---|---|---|
郵件附件 | 20–25 MB（典型值） | 線上工具 | 若結果模糊，則使用桌面工具（Renee PDF Aide/Acrobat） | 在速度與清晰度間取得平衡；並確認郵件服務商/App的限制 |
政府入口網站 | ≤1MB/≤500KB/≤100KB | 離線桌面工具（Renee PDF Aide或Acrobat） | 按大小/頁面分割 + 重新壓縮 | 切勿將敏感的身分證明檔案上傳至第三方網站 |
掃描PDF（圖片密集） | 通常≤1–2 MB | 以150–200 DPI、灰階樣式掃描，啟用OCR → 再進行壓縮 | Acrobat自訂設定或具備OCR功能的Renee PDF Aide | OCR可在小檔案下保持可讀性 |
僅使用手機的使用者 | 視情況而定 | 行動網頁壓縮器，必要時選擇「強力」 | 具備離線壓縮功能的原生App | 建議使用Wi-Fi，並注意App的數據權限 |
「壓縮至1MB/500KB/100KB」 | 如所述 | 從「中等」→「強力」開始迭代 | 降低圖片解析度和/或分割檔案 | 每次處理後檢查檔案大小；避免過度模糊 |
- 降低DPI和提高壓縮率可減小檔案，但可能會使圖片模糊；OCR則有助於保持文字清晰銳利。
- 注重隱私 → 優先選擇離線工具；時間緊迫 → 優先選擇線上工具。
- 無需安裝
- 簡單三步驟，快速獲得結果
- 適用於大多數裝置和瀏覽器
缺點：
- 不應上傳敏感檔案
- 免費方案通常有每日使用次數或檔案大小限制
- 品質可能不一；壓縮強度越高，圖片越容易模糊
- 部分工具在執行幾次任務後會要求登入
線上工具比較（免費方案）
| 工具 | 免費方案最大檔案大小 | 免費方案使用限制 | 壓縮等級 | 批次支援 | 是否需要登入 | 自動刪除政策 | 行動網頁友善 | 備註 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Smallpdf | 最高5 GB | 每日任務上限（例如，每天幾次操作） | 強力、推薦/基本 | 免費網頁工具僅支援單一檔案 | 首次任務後有時需要 | 處理完畢後短時間內刪除（例如，約1小時） | 是 | 知名品牌，14天試用可解除限制 |
iLovePDF | 最高200 MB（典型值） | 免費任務每日上限 | 極致、推薦、輕度 | 是，可多檔案打包成ZIP | 基本使用無需 | 短時間後自動刪除（例如，約2小時） | 是 | 提供iOS/Android App |
Adobe Acrobat Online | 最高2 GB（典型值） | 重複操作可能需要Adobe ID | 高、中（推薦）、低 | 否（一次只能處理一個檔案） | 重複使用時通常需要 | 處理完畢後或在限定時間內自動刪除 | 是 | 注重隱私，結果乾淨 |
轉換為 Word/Excel/PPT/Text/Image/Html/Epub
多種編輯功能 加密/解密/分割/合併/浮水印等。
OCR 支援從掃描的 PDF、圖像和嵌入字體中提取文本
編輯/轉換速度快 可同時快速編輯/轉換多個檔案。
支援 Windows 11/10/8/8.1/Vista/7/XP/2K
轉換為 Word/Excel/PPT/Text/Image/...
OCR 支援從掃描的 PDF、圖像和嵌入字體中提取文本
支援 Windows 11/10/8/8.1/Vista/7...
- 線上頁面載入速度（線性化） ：提升網頁上的首頁載入速度（「快速網頁檢視」）。
- 壓縮圖片 ：縮小並重新壓縮圖片——這是影響檔案大小的最大因素。
- 壓縮資料流 ：進一步壓縮PDF內部物件，以縮小整體檔案大小。
- 分割成較小的檔案 ：建立多個檔案。您可以選擇：
- 按相等的頁數分割，或分割成固定數量的檔案。
- 按最大檔案大小分割（最適合用於上傳限制，如≤1 MB）。
- 保留指定頁面 ：僅提取您需要的頁面或範圍，讓檔案盡可能小。
- 完全離線運作，保障隱私
- 支援批次壓縮 和掃描PDF的OCR功能
- 功能靈活：優化、按大小/頁面分割、加密/修復
缺點：
- 僅限Windows
- 試用期結束後需付費
- 進階調整選項可能需要一點學習時間
簡易比較：Renee vs 線上工具 vs Acrobat Pro
| 因素 | Renee PDF Aide (Windows) | 線上工具 (Smallpdf/iLovePDF/Adobe Online) | Adobe Acrobat Pro (Win/Mac) |
|---|---|---|---|
隱私 | 完全離線，本機處理 | 檔案會上傳至伺服器 | 完全離線，本機處理 |
控制 | 良好（圖片、資料流、線性化；OCR） | 基本（3種等級） | 優異（細緻的優化器、字型、詮釋資料） |
成本 | 免費試用；需付費授權 | 免費方案；可選擇訂閱 | 需付費訂閱 |
批次/OCR | 是/是 | 批次功能有限；無OCR | 透過「動作」支援批次；內建OCR |
學習曲線 | 中等 | 非常簡單 | 中等至進階 |
- 透過行動網頁，即時獲得結果
- 原生App的OCR功能可在小檔案下提升可讀性
- 適用於iOS和Android
缺點：
- 上傳/下載會消耗行動數據
- 免費方案的功能可能有限制
- 極小的目標檔案可能需要使用桌面工具或分割功能
行動網頁版（無需安裝App）
- 在您的手機瀏覽器中開啟Smallpdf、iLovePDF或Adobe Acrobat Online。
- 從「檔案」/Google雲端硬碟/iCloud上傳，選擇壓縮等級（若需符合嚴格限制，可選擇「強力」或「高」）。
- 將結果下載到您的裝置或雲端儲存空間。
原生App（iOS/Android）
- Adobe Scan + Adobe Acrobat Reader：掃描文字檔案時，解析度設為150–200 DPI；啟用OCR；在Acrobat中開啟並使用「壓縮」功能（進階等級需訂閱）。
- Google檔案（Android）：有助於管理儲存空間和分享檔案；若要壓縮，可搭配iLovePDF或Adobe App使用。
- Apple「檔案」/「捷徑」（iOS）：您可以建立一個「捷徑」，將PDF自動傳送至線上壓縮器或Scriptable流程，以實現自動化。
網路連線與入口網站提示
- 若網路連線不穩，請選擇離線壓縮或等待Wi-Fi連線。
- 許多政府入口網站都有嚴格的限制（≤1MB/≤500KB/≤100KB）。請查閱常見問題，準備好不同版本的檔案，並事先測試上傳。
- 可完全控制圖片、字型和詮釋資料
- 經過細心調整，可獲得高品質的結果
- 離線處理，保障隱私
缺點：
- 需要付費訂閱
- 進階優化器設定有一定的學習曲線
- 若設定過於激進，可能會導致過度壓縮
- 一鍵式（最快）：
- 檔案 → 另存為其他 → 縮小PDF
- 如有提示，請選擇相容性後儲存。
- 自訂（當品質很重要時推薦使用）：
- 檔案 → 另存為其他 → 最佳化PDF
- 設定：
- 圖片：針對網頁/郵件將解析度降至150 DPI，或針對列印降至300 DPI；選擇
JPEG或JPEG2000並設定適中品質。 - 字型：在安全的情況下，子集化或移除嵌入的字型（若會影響外觀則不要移除）。
- 捨棄物件：移除未使用的元素、頁面縮圖、內嵌檔案和不需要的隱藏圖層。
- 清理：移除詮釋資料、優化結構，並啟用線性化以實現快速網頁檢視。
- 圖片：針對網頁/郵件將解析度降至150 DPI，或針對列印降至300 DPI；選擇
- 可一致地自動化處理大量檔案
- 透過命令列可進行細緻的控制
- 支援Windows、macOS和Linux跨平台作業
缺點：
- 需要熟悉命令列操作
- 錯誤的設定可能會降低品質
- 測試和備份至關重要
步驟
- 從官方網站安裝Ghostscript，並將其加入系統PATH。
- 先從單一檔案開始：執行一個平衡的指令，將彩色/灰階圖片的目標解析度設為約
150DPI，並檢視品質。 - 設定批次指令（Bash或PowerShell），將多個PDF處理至「compressed_」匯出資料夾。
- 透過將DPI降至
120或96（僅在必要時）來迭代以達成目標大小；在全面推行前，請先驗證字型、色彩和圖表。
gs -sDEVICE=pdfwrite -dCompatibilityLevel=1.6 -dPDFSETTINGS=/ebook \
-dColorImageDownsampleType=/Bicubic -dColorImageResolution=150 \
-dGrayImageDownsampleType=/Bicubic -dGrayImageResolution=150 \
-dMonoImageDownsampleType=/Subsample -dMonoImageResolution=300 \
-dDetectDuplicateImages=true -dCompressFonts=true \
-o output.pdf input.pdf
for f in *.pdf; do
gs -sDEVICE=pdfwrite -dCompatibilityLevel=1.6 -dPDFSETTINGS=/ebook \
-dColorImageResolution=150 -dGrayImageResolution=150 \
-o "compressed_$f" "$f"
done
Get-ChildItem *.pdf | ForEach-Object {
$out = "compressed_$($_.Name)"
gs -sDEVICE=pdfwrite -dCompatibilityLevel=1.6 -dPDFSETTINGS=/ebook `
-dColorImageResolution=150 -dGrayImageResolution=150 `
-o $out $_.FullName
}
- 先以彩色/灰階圖片
150DPI為起點，若檔案仍過大，再調整至120或96DPI；每一步都需檢視品質。 - 僅在需要大幅縮減時才考慮
-dPDFSETTINGS=/screen；請預期圖片品質會有明顯下降。
qpdf --linearize可改善「快速網頁檢視」，但不會顯著縮小大型圖片。- 色彩描述檔和透明度壓平可能會改變外觀——請先在幾頁上測試。
如何在不損失品質的情況下壓縮PDF？
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如何將PDF壓縮至100KB？
為什麼用ZIP壓縮我的PDF沒有變小？
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多種編輯功能 加密/解密/分割/合併/浮水印等。
OCR 支援從掃描的 PDF、圖像和嵌入字體中提取文本
編輯/轉換速度快 可同時快速編輯/轉換多個檔案。
支援 Windows 11/10/8/8.1/Vista/7/XP/2K
轉換為 Word/Excel/PPT/Text/Image/...
OCR 支援從掃描的 PDF、圖像和嵌入字體中提取文本
支援 Windows 11/10/8/8.1/Vista/7...
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